Congresos/Convenciones

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@once - Servicio completo de organización de congresos y eventos, todo integrado bajo un mismo y único control.

Desde la promoción a los participantes y expositores, la organización de la inscripción, la reserva de los hoteles y el diseño de su programa a la medida - nosotros nos encargamos de todas las tareas relacionadas con el congreso a través de la planificación, el desarrollo, la organización y las fases de ejecución del evento. Nuestros servicios se pueden proporcionar en forma individual, como múltiples servicios agrupados o como parte de un paquete de servicios integrados.



Organización y planificación antes del evento

  • Atención personalizada con nuestro cliente.
  • Creatividad e imaginación, desde lo sobrio y convencional hasta la variedad y fantasía.
  • Promoción y registro/pago de participantes en línea.
  • Equipamiento de la Conferencia, el material impreso y la publicidad.
  • Relaciones Públicas.
  • Planificación de la exposición.
  • Planificación de la gestión y exposición de pósteres.
  • Provisión de traducciones e intérpretes simultáneos.
  • Diseñar, hosting y moderar el sitio web del evento.
  • Gestión de apoyos.
  • Eventos de catering y banquetes.
  • Programas y excursiones para los participantes y acompañantes.



Organización y planificación durante el evento

  • Gestión ejecutiva del Congreso en la sede según lo planificado, con flexibilidad en adecuar, ajustar, modificar e innovar.
  • Funcionamiento de la oficina del Congreso y Mesa de Hospitalidad.
  • Montaje, operación y supervisión de la exposición y expositores.
  • Inscripciones y Registro en sede, entrega de gafetes, materiales, documentos y constancias.
  • Atención especial en los salones VIP para personalidades, ponentes y oradores.
  • Atención especial y apoyo a los patrocinadores.
  • Registro y Atención a la prensa, conferencias de prensa y entrevistas.
  • Transmisión en vivo vía Web o Satelital.
  • Preparación, operación y supervisión en los salones de sesiones, áreas comunes y eventos sociales.
  • Monitorización de la participación en los salones, soporte a los ponentes y oradores.
  • La organización y el establecimiento de la colocación de carteles.
  • Organización, seguimiento y supervisión del programa.
  • Proporcionar personal de apoyo especializado para el evento.
  • Realizar la administración financiera, hacer cobranza y pagos de gastos y costos del congreso en sede.
  • Encuestas de satisfacción de los visitantes.



Organización y planificación después del evento

  • Elaboración de la documentación (publicación de conferencias, CD- ROM , memoria USB , etc).
  • Envío de mensajes de agradecimiento a todos los involucrados (por correo electrónico, por mensajería especializada, etc ).
  • Compilación de reportajes de prensa.
  • Facturación final en función de las necesidades del cliente.
  • Preparación de bases de datos para su uso posterior en los eventos de seguimiento.
  • Evaluación y revisión con el informe final.



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