Congresos/Convenciones
@once - Servicio completo de organización de congresos y eventos, todo integrado bajo un mismo y único control.
Desde la promoción a los participantes y expositores, la organización de la inscripción, la reserva de los hoteles y el diseño de su programa a la medida - nosotros nos encargamos de todas las tareas relacionadas con el congreso a través de la planificación, el desarrollo, la organización y las fases de ejecución del evento. Nuestros servicios se pueden proporcionar en forma individual, como múltiples servicios agrupados o como parte de un paquete de servicios integrados.
Organización y planificación antes del evento
- Atención personalizada con nuestro cliente.
- Creatividad e imaginación, desde lo sobrio y convencional hasta la variedad y fantasía.
- Promoción y registro/pago de participantes en línea.
- Equipamiento de la Conferencia, el material impreso y la publicidad.
- Relaciones Públicas.
- Planificación de la exposición.
- Planificación de la gestión y exposición de pósteres.
- Provisión de traducciones e intérpretes simultáneos.
- Diseñar, hosting y moderar el sitio web del evento.
- Gestión de apoyos.
- Eventos de catering y banquetes.
- Programas y excursiones para los participantes y acompañantes.
Organización y planificación durante el evento
- Gestión ejecutiva del Congreso en la sede según lo planificado, con flexibilidad en adecuar, ajustar, modificar e innovar.
- Funcionamiento de la oficina del Congreso y Mesa de Hospitalidad.
- Montaje, operación y supervisión de la exposición y expositores.
- Inscripciones y Registro en sede, entrega de gafetes, materiales, documentos y constancias.
- Atención especial en los salones VIP para personalidades, ponentes y oradores.
- Atención especial y apoyo a los patrocinadores.
- Registro y Atención a la prensa, conferencias de prensa y entrevistas.
- Transmisión en vivo vía Web o Satelital.
- Preparación, operación y supervisión en los salones de sesiones, áreas comunes y eventos sociales.
- Monitorización de la participación en los salones, soporte a los ponentes y oradores.
- La organización y el establecimiento de la colocación de carteles.
- Organización, seguimiento y supervisión del programa.
- Proporcionar personal de apoyo especializado para el evento.
- Realizar la administración financiera, hacer cobranza y pagos de gastos y costos del congreso en sede.
- Encuestas de satisfacción de los visitantes.
Organización y planificación después del evento
- Elaboración de la documentación (publicación de conferencias, CD- ROM , memoria USB , etc).
- Envío de mensajes de agradecimiento a todos los involucrados (por correo electrónico, por mensajería especializada, etc ).
- Compilación de reportajes de prensa.
- Facturación final en función de las necesidades del cliente.
- Preparación de bases de datos para su uso posterior en los eventos de seguimiento.
- Evaluación y revisión con el informe final.
